Im Audit zählt nicht, was gemacht wurde, sondern was belegt werden kann. Das klingt bürokratisch und ist es auch – aber es ist die Realität, auf die jeder Betrieb trifft, der nach ISO 9001 zertifiziert ist, Lebensmittel verarbeitet, in der Automobilzulieferung arbeitet oder nach einem Schaden mit seinem Versicherer spricht.
Der Satz „das reinigen wir regelmäßig" ist in diesem Moment wertlos. Die Rückfrage lautet immer: Zeigen Sie mir das.
Was ein belastbarer Nachweis enthält
Ein Reinigungsnachweis muss drei Fragen beantworten: Was wurde gemacht, wann, und durch wen. Konkret gehören hinein:
- Datum und Uhrzeit des Einsatzes, bei mehrtägigen Arbeiten der Zeitraum
- Objekt und Umfang – welche Anlage, welcher Bereich, welche Bauteile. „Halle 3" ist zu grob, wenn nur ein Abschnitt gereinigt wurde
- Verfahren und Mittel, bei Desinfektion zusätzlich Produkt und Chargennummer
- Ausführende mit Namen, nicht nur der Firmenname
- Ergebnis und Auffälligkeiten – was nicht erreichbar war, was beschädigt vorgefunden wurde
- Bestätigung durch den Auftraggeber, idealerweise mit Unterschrift
Fotos sind das stärkste Beweismittel. Ein Bild vor und eines nach der Arbeit, am selben Standpunkt aufgenommen, beantwortet mehr Fragen als eine Seite Text – und lässt sich im Nachhinein nicht wegdiskutieren. Wichtig ist, dass die Aufnahmen ein Datum tragen.
Die drei häufigsten Mängel
Lücken ohne Erklärung. Eine Dokumentation, in der zwischen März und Juni nichts steht, wirft genau eine Frage auf. War in der Zeit nichts zu tun, gehört auch das vermerkt – ein begründeter Eintrag ist besser als eine leere Stelle.
Nachträglich erstellte Listen. Zwölf Monatseinträge in identischer Handschrift mit demselben Stift sehen aus, wie sie entstanden sind: an einem Nachmittag vor dem Audit. Das schadet mehr als eine unvollständige, aber erkennbar laufend geführte Dokumentation.
Nur der Soll-Plan, kein Ist-Nachweis. Ein Reinigungsplan beschreibt, was vorgesehen ist. Er belegt nicht, dass es stattgefunden hat. Gefragt sind beide Dokumente – und der Abgleich zwischen ihnen.
Wo überall danach gefragt wird
Die Anlässe sind vielfältiger, als man vermutet. Bei Kühlschmierstoffen verlangt die TRGS 611 dokumentierte Messwerte – nachzulesen im Beitrag zur TRGS 611. Bei Lüftungsanlagen ist der Inspektionsbericht nach VDI 6022 der Nachweis. Bei Verdunstungskühlanlagen fordert die 42. BImSchV ein Betriebstagebuch. In der Lebensmittelproduktion ist der Reinigungsnachweis fester Bestandteil des HACCP-Konzepts. Und nach einem Brand fragt der Sachversicherer, wann die Absaugung zuletzt gereinigt wurde.
Wie lange aufbewahren?
Eine einheitliche Frist gibt es nicht; sie ergibt sich aus dem jeweiligen Regelwerk und aus Verjährungsfristen. In der Praxis hat sich bewährt, Reinigungsnachweise mindestens so lange aufzubewahren, wie die zugehörige Anlage betrieben wird, mindestens aber einige Jahre. Wer unsicher ist, fährt mit der längeren Frist besser – der Speicherplatz kostet nichts, die fehlende Unterlage im Ernstfall schon.
Was der Dienstleister liefern sollte
Wer die Reinigung vergibt, sollte die Dokumentation gleich mit vergeben – und zwar ausdrücklich im Angebot, nicht als stillschweigende Erwartung. Sinnvoll ist, vorab festzulegen, in welcher Form der Nachweis kommt, wie schnell nach dem Einsatz, und ob Fotos enthalten sind.
Ein Dienstleister, der das als Zumutung empfindet, ist für einen auditpflichtigen Betrieb der falsche. Umgekehrt erkennt man an einem sauber geführten Nachweis auch die Arbeit dahinter: Wer genau aufschreibt, was er nicht erreicht hat, hat in aller Regel auch den Rest ernst genommen.
Papier oder digital
Beides ist zulässig. Papier hat den Vorteil, dass eine Unterschrift unmittelbar daneben steht. Digital gepflegte Nachweise haben den Vorteil, dass sie auffindbar sind, wenn der Auditor im Raum sitzt – und dass eine Lücke sofort sichtbar wird, statt erst beim Durchblättern eines Ordners.
Wichtiger als das Medium ist die Verbindlichkeit: Wer dokumentiert, wann wird geprüft, ob es vollständig ist, und wo liegt es. Ohne diese drei Antworten entsteht auch digital nur ein unordentlicher Ordner.
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